Siete formas de tener éxito en la gestión de proyectos de TI

Comprender el proceso de gestión de proyectos de TI no es una tarea sencilla, sin embargo, es vital para la organización. En primer lugar, es necesario saber que el “proyecto” es un compromiso temporal. En concreto, es algo que tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización, con el objetivo de crear o mejorar el producto y/o servicio ofrecido. Esto se debe a que gestionar este compromiso temporal supone darle a la empresa los resultados previstos, respetando siempre la planificación de tiempos y costes.

En esta gestión es necesario involucrar a todo el equipo para que todos se sientan responsables de la ejecución exitosa del proyecto. A continuación se presentan 7 consejos para el éxito de la gestión de proyectos:

1– Responsabilidad colectiva

El departamento de TI necesita integración. Todos los miembros del equipo deben conocer y comprender sus responsabilidades en el proyecto. Y todos deben adoptar una buena gestión. Crear una estructura proactiva es esencial. Una forma en que la gestión de TI puede hacer esto es mediante el uso de una tabla donde cada contribuyente esté claramente identificado. ¿Quién será el responsable de llevar a cabo el trabajo del proyecto? ¿Quién será responsable de los resultados del proyecto? ¿Quiénes serán las personas consultadas sobre determinados aspectos del proyecto? ¿Quién será informado sobre el proyecto?

2– Gestión global

Al iniciar un proyecto es necesario gestionar todas las fases; debemos esperar que cualquier contingencia se detecte desde el principio.

3- Respetar los plazos

La gestión de proyectos de TI requiere una planificación y un seguimiento sistemáticos de todas las acciones, todo ello para garantizar que se cumplan los plazos establecidos. Para ello, cada miembro del equipo necesita tener bien definido el plazo y sus partes en el proyecto, así como las fechas de entrega, que generalmente están definidas desde el principio para la entrega total del proyecto. Si es necesario cambiar algo, debe haber tiempo para su revisión. Sin mencionar que el proyecto se puede dividir en partes de gestión.

4– Planificación estratégica

Como en cualquier departamento, planificar todas las acciones que forman parte del proyecto TI es fundamental. Según Cisco, los clientes a menudo incumplen los plazos y no mantienen sus estrategias digitales. Sin embargo, según el vicepresidente de la región sur de EMEAR, David Bevilacqua, los clientes han enfrentado el desafío de ingresar al mundo que Cisco ha llamado “TI rápida”, donde la agilidad reina y el Internet de las cosas se convierte en una propuesta viable. “La estrategia digital debe estar totalmente alineada con la estrategia empresarial”, explica. Bevilacqua describió tres desafíos principales que enfrentan los clientes de Cisco al crear “TI rápida”: seguridad, inversión y falta de visión.

5 – Conciencia de posibles fallos

La gestión de proyectos, por muy sistemática que sea, corre el riesgo de cometer errores. Y ahí es cuando pueden ocurrir cambios. La dirección garantiza que se cumplirán todos los plazos y, si se detectan fallos, habrá tiempo suficiente para volver a planificar las actividades.

6- Gestión en diferentes sitios

¿Cómo gestionar un proyecto de forma remota? Con una herramienta de colaboración móvil, que permite adquirir información, datos y archivos en tiempo real.

7– Interacción con el equipo

Para una buena gestión de proyectos, es fundamental que el equipo tenga una buena relación y que el responsable confiera sistemáticamente todas las etapas del proceso. Además, es fundamental que el directivo tenga una buena relación con todos los miembros del equipo, para aumentar la confianza y mejorar el ambiente de trabajo. Y un buen ambiente de trabajo garantiza un buen desempeño. De esta forma se asegura el éxito en la gestión de proyectos de TI.