Cuatro formas de beneficiarse de las comunicaciones unificadas

Un concepto que está ganando popularidad entre las empresas es el de Comunicaciones Unificadas. ¿Cuál es su significado? La comunicación unificada representa el proceso mediante el cual se integran todos los dispositivos de comunicación y medios, lo que permite a los usuarios interactuar en tiempo real con cualquier persona y en cualquier ubicación.

El propósito de las Comunicaciones Unificadas es optimizar los procesos empresariales y mejorar la interacción humana mediante la simplificación de la comunicación.

La Central Telefónica 3CX para Windows es una innovadora centralita IP PBX que proporciona tecnología de comunicaciones unificadas al combinar redes de voz y datos, lo que permite a las empresas simultanear la transmisión de información en un sistema de fácil manejo.

Los elementos de una estrategia de colaboración y comunicaciones unificadas

tales como mensajería instantánea, conferencias virtuales, trabajo conjunto en tiempo real, soporte para dispositivos remotos, telefonía integrada y otros, no son un nuevo fenómeno. Sin embargo, las arquitecturas abiertas y los modelos de programación permiten a las entidades unir estas partes diversas de formas novedosas. Por ejemplo, una aplicación de mensajería instantánea, teléfono o correo electrónico agrupa todas las herramientas de redes sociales en un solo entorno.

El resultado es un ámbito de colaboración y comunicaciones unificadas que resulta más accesible de configurar, gestionar y mantener para el departamento de TI, además de ser más intuitivo para los usuarios. Disminuye los gastos relacionados con distintas soluciones de colaboración y comunicación, elevando la productividad y el desempeño mientras potencia el trabajo colaborativo para fomentar un ambiente laboral innovador.

Una correcta implementación de comunicaciones unificadas puede aportar un valor considerable a los resultados financieros y, a su vez, reducir costos en la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, las empresas que aplican las UC de manera deficiente suelen enfrentarse a altos gastos y confusión acerca de las razones por las cuales no obtienen el retorno de inversión esperado. En gran medida, el ROI (Retorno de la Inversión), es decir, la relación entre los beneficios o pérdidas generados por una inversión y la suma invertida, se basa en una dura realidad: a los proveedores de UC les resulta incómodo reconocer lo complicado que es actualmente llevar a cabo una implementación exitosa de sistemas de comunicaciones unificadas y conseguir que los empleados realmente utilicen todos los recursos disponibles.

Cuatro formas de beneficiarse de las comunicaciones unificadas

La convergencia de datos y redes de comunicaciones unificadas en tiempo real requiere mucha planificación, y los usuarios empresariales y de TI deben ser claramente conscientes de los desafíos que acompañan a las UC. Generalmente no lo conocen.

El objetivo de la UC es unificar las innumerables formas en que se comunican los empleados. Esto plantea la pregunta: ¿cómo se comunican?

Enumera las principales aplicaciones y servicios en uso, incluidos los números de versión, y registra el usuario, el propósito y el volumen promedio de comunicación por día o semana. Gran parte de esta información se puede recopilar directamente de las aplicaciones y presentará una imagen clara de qué aplicaciones y servicios son más importantes dentro de la organización.

La forma en que los ordenadores corporativos se conectan a la red de datos y la forma en que se accede a los servicios de correo electrónico, teléfono, correo de voz y mensajería instantánea ha llevado a las organizaciones a integrar estas herramientas en un entorno corporativo. La integración de estos servicios en un solo cliente consolida el concepto de Comunicaciones Unificadas.

Con la portabilidad de la información y la masificación de los dispositivos móviles, los usuarios demandan los mismos servicios, pero no sólo para uso personal, sino también para dar respuestas más rápidas a las empresas.

Para beneficiarse de la Comunicación Unificada existen cuatro formas:

1- Proporcionar una plataforma de usuario predeterminada independiente del dispositivo para usar.

Se trata de un análisis de los servicios ofrecidos y si la interfaz es intuitiva y familiar. Los servicios que deben estar presentes son:

• Voz;
• Vídeo punto a punto o multipunto (incluidas salas de vídeo o telepresencia);
• Mensajes instantáneos;
• Contestador automático;
• Integración con directorio de empresas para realización de investigaciones;
• Acceso a sesiones de colaboración web punto a punto o multipunto;

2- Capacidad de adaptación a las condiciones actuales de conectividad

Hoy contamos con redes públicas o redes de datos 3G/4G, por lo que es necesario fortalecer los mecanismos para ofrecer servicios que no afecten la calidad. Un ejemplo de esto sería que si no se escucha una llamada de voz, el usuario puede solicitar al sistema un número de marcado de teléfono fijo o móvil.

3- Seguridad

Ya sea que las aplicaciones de comunicaciones unificadas estén ubicadas en la nube o en el centro de datos de un cliente, es necesario protegerlas. Recomendamos instalar clientes en los dispositivos de los usuarios, utilizando protocolos como TLS, SSL, IPSEC, etc., ya que son herramientas importantes para combinar dichos mecanismos y el control de acceso MDM (por sus siglas en gestión de dispositivos móviles).

4- Nuevas interfaces de interacción (páginas web)

Los sitios web ahora pueden proporcionar voz y video, además de permitir a los visitantes enviar correos electrónicos o mensajes instantáneos para que pueda ampliar su experiencia de comunicación con ellos en tiempo real.

Finalmente, es importante comprobar que los usuarios ya viven con la necesidad de este tipo de herramientas y, si no es por ahora, por alguna razón cuando la descubran será una necesidad para el negocio.